Sťažnosť musí obsahovať meno, priezvisko a adresu pobytu sťažovateľa. V prípade právnickej osoby musí obsahovať jej názov a sídlo, meno a priezvisko osoby oprávnenej za ňu konať.
Sťažnosť musí byť čitateľná a zrozumiteľná. Musí z nej byť jednoznačné proti komu smeruje, na aké nedostatky poukazuje a čoho sa sťažovateľ domáha (predmet sťažnosti).
Sťažnosť môže byť podaná v elektronickej podobe (prostredníctvom elektronických formulárov), musí byť sťažovateľom autorizovaná podľa osobitného predpisu; to neplatí ak bola odoslaná prostredníctvom prístupového miesta, ktoré vyžaduje úspešnú autentifikáciu sťažovateľa.
Ak sťažnosť podaná v elektronickej podobe nie je autorizovaná podľa osobitného predpisu, ani odoslaná prostredníctvom prístupového miesta, ktoré vyžaduje úspešnú autentifikáciu sťažovateľa, sťažovateľ ju musí do piatich pracovných dní od jej podania potvrdiť, a to vlastnoručným podpisom; jej autorizáciou podľa osobitného predpisu alebo jej odoslaním prostredníctvom prístupového miesta, ktoré vyžaduje úspešnú autentifikáciu sťažovateľa, inak sa sťažnosť odloží.
Ak sa sťažovateľ dostaví na orgán verejnej správy osobne podať sťažnosť, ktorú nemá vyhotovenú písomne, orgán verejnej správy sťažovateľa príjme a umožní mu, aby si sťažnosť v listinnej podobe vyhotovil.
Pokiaľ sťažnosť neobsahuje predpísané náležitosti, správny orgán vyzve žiadateľa na odstránenie nedostatkov v podaní v určenej lehote. Súčasťou výzvy je poučenie o možnosti zastavenia konania v prípade ich neodstránenia.
Obsah sťažnosti:
Sťažnosť musí byť čitateľná a zrozumiteľná. Musí z nej byť jednoznačné proti komu smeruje, na aké nedostatky poukazuje a čoho sa sťažovateľ domáha (predmet sťažnosti).
Sťažnosťou nie je podanie, ktoré:
má charakter dopytu, vyjadrenia, názoru, žiadosti, podnetu alebo návrhu,
b) poukazuje na konkrétne nedostatky v činnosti orgánu verejnej správy, ktorých odstránenie alebo vybavenie je upravené osobitným predpisom,
c) je sťažnosťou podľa osobitného predpisu,
d) smeruje proti rozhodnutiu orgánu verejnej správy vydanému v konaní podľa osobitného predpisu,
e) smeruje proti záverom kontroly, auditu, dohľadu, dozoru alebo inšpekcie podľa osobitného predpisu,
f) obsahuje utajované skutočnosti alebo z obsahu ktorého je zrejmé, že jeho vybavením ako sťažnosti podľa tohto zákona by došlo k ohrozeniu utajovaných skutočností podľa osobitného predpisu.
Sťažnosťou nie je ani podanie:
a) Orgánu verejnej správy, v ktorom upozorňuje na nedostatky v činnosti iného orgánu verejnej správy,
b) Osoby poverenej súdom na výkon verejnej moci.
Na konanie súvisiace s telefonickými oznámeniami sa zákon o sťažnostiach nevzťahuje.
Na vybavenie sťažnosti je príslušný orgán verejnej správy, do ktorého pôsobnosti patrí činnosť, ktorej sa predmet podania týka.
Ak úrad, na ktorý sťažnosť bola podaná nie je príslušný na vybavenie takéhoto podania, postúpi ho orgánu príslušnému na vybavenie a o postúpení upovedomí sťažovateľa.
V záujme zníženia administratívnej náročnosti a zvýšenia efektívnosti pri vybavovaní, odporúčame pri podaniach zohľadňovať uvedené skutočnosti.